Jak przygotować krótką instrukcję przekazania zadania współpracownikowi

Aby przekazać zadanie współpracownikowi, zapisz, jaki wynik ma osiągnąć, co zostało już zrobione, gdzie znajdzie materiały, od czego powinien zacząć i po czym poznacie, że praca jest zakończona. Dodaj termin oraz osobę, z którą można wyjaśnić wątpliwości. Poniższy schemat to propozycja redakcyjna krótkiej notatki, którą można dostosować do codziennej pracy.

Zacznij od wyniku i celu zadania

Pierwsze zdanie powinno wskazywać, co ma powstać. Zamiast „przejmij temat spotkania” napisz „uzupełnij plan spotkania i przygotuj go do zatwierdzenia”. Następnie wyjaśnij, do czego będzie potrzebny rezultat. W ten sposób osoba przejmująca pracę zna jej kierunek, nawet jeśli nie uczestniczyła we wcześniejszych rozmowach.

Określ również granice zadania. Jeżeli współpracownik ma przygotować projekt wiadomości, zaznacz, kto zatwierdzi jej treść i kto ją wyśle. Jeśli może samodzielnie zmieniać układ dokumentu, ale powinien konsultować zmiany zakresu, zapisz tę różnicę. Nie trzeba opisywać każdej czynności, gdy sposób wykonania może wybrać sam.

Opisz aktualny etap i to, co pozostaje otwarte

Przy przekazywaniu rozpoczętej pracy sam opis oczekiwanego wyniku nie wystarczy. Odbiorca potrzebuje informacji, które części są gotowe, które wymagają sprawdzenia i na co jeszcze czekacie. Proponujemy zapisać stan zadania w trzech krótkich punktach. Dzięki temu notatka pokazuje miejsce, od którego trzeba kontynuować pracę.

Gotowe: wymień wykonane elementy i zaznacz, czy zostały zatwierdzone.
Do zrobienia: wskaż brakujące części oraz decyzje, które jeszcze nie zapadły.
Oczekiwanie: podaj, od kogo potrzebujesz odpowiedzi i czego ona dotyczy.

Oddziel ustalenia od przypuszczeń. „Termin zaakceptowany przez organizatora” oznacza coś innego niż „proponowany termin, bez potwierdzenia”. Jeśli wcześniejsza próba rozwiązania problemu się nie powiodła, dopisz jedno zdanie o jej wyniku. Historia wszystkich rozmów nie jest potrzebna, ale informacja o przeszkodzie może uchronić współpracownika przed powtarzaniem tej samej czynności.

Wskaż materiały i sprawdź dostęp

Podaj dokładną lokalizację pliku, folderu albo sprawy w używanym systemie. Określenie „jest na dysku” zostawia odbiorcy szukanie właściwego dokumentu. W notatce wskaż wersję, na której ma pracować, oraz miejsce zapisania rezultatu. Jeżeli materiały są rozproszone, wybierz dokument główny i podaj odnośniki do potrzebnych załączników.

Sprawdź także, czy osoba przejmująca zadanie może wykonać wymagane działania. Samo otrzymanie pliku nie musi oznaczać możliwości jego edycji lub wysłania z systemu. Dyskusja użytkowników EZD RP pokazuje przykład takiego problemu: przekazanie zadania i udostępnienie sprawy mogą dawać różne możliwości pracy. W swojej organizacji kieruj się obowiązującym sposobem obiegu dokumentów.

Ustal następny krok, termin i warunki zakończenia

Następny krok powinien być konkretną czynnością, którą można rozpocząć po przeczytaniu notatki. „Kontynuuj przygotowania” zamień na przykład na „sprawdź, czy w planie uwzględniono wszystkie zgłoszone tematy”. Jeśli dalsza praca zależy od odpowiedzi innej osoby, wskaż, z kim należy się skontaktować i o co zapytać.

Podaj termin oddania wyniku, używając daty i, jeśli to potrzebne, godziny.
Wymień wymagane elementy dokumentu lub innego rezultatu.
Wskaż miejsce zapisania pracy i osobę, która ją odbiera.
Ustal, czy zakończenie oznacza przygotowanie wersji roboczej, zatwierdzenie czy wysłanie.

Warunki zakończenia powinny być możliwe do sprawdzenia. „Dokument ma być dopracowany” nie wyjaśnia oczekiwań. Jaśniejsze będzie wskazanie, że musi zawierać wszystkie uzgodnione punkty, mieć uzupełnione brakujące dane i zostać przekazany do akceptacji. Takie wymagania warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.

Przykład krótkiej notatki i sprawdzenie ustaleń

Poniżej znajduje się przykładowa notatka według proponowanego schematu. Nazwy materiałów i termin są umowne; przed użyciem należy zastąpić je rzeczywistymi ustaleniami.

Cel: uzupełnij plan spotkania zespołu, aby prowadzący mógł zatwierdzić kolejność tematów.
Stan: tematy są zebrane; przy dwóch punktach brakuje nazwisk osób prowadzących.
Materiały: folder „Spotkanie zespołu”, plik „Plan — wersja robocza”. Uzupełniaj ten dokument.
Następny krok: poproś autorów dwóch niepełnych zgłoszeń o wskazanie prowadzących.
Termin: przekaż plan do zatwierdzenia 15 października do godziny 12.00.
Gotowe, gdy: każdy punkt ma temat, prowadzącego i przewidywany czas; dokument jest zapisany w folderze, a osoba zatwierdzająca otrzymała wiadomość.
Samodzielność: możesz poprawić formatowanie; zmianę kolejności tematów uzgodnij z prowadzącym spotkanie.

Na koniec poproś współpracownika, by krótko powiedział, od czego zacznie i jaki wynik przekaże. To pozwala porównać rozumienie zadania przez obie strony. Jeśli pojawi się rozbieżność, doprecyzuj konkretny punkt i popraw notatkę, aby później można było wrócić do uzgodnionej wersji.